Resolución de excepciones de factura

Resolución de excepciones de factura

Las excepciones de factura son la mayor cola de AP shared services. El trabajo es intensivo en documentos, cross-system y guiado por reglas. Un agente que lee el contrato, consulta el ERP, compara la factura y prepara un resolution packet cambia la economía de la cola.

El flujo de trabajo

1. El agente recibe una excepción de la cola del ERP. La excepción incluye la factura, el purchase order, el goods receipt y el proveedor.
2. El agente lee el contrato desde document management, identificando los términos de pricing, los términos de pago y cualquier cláusula específica relevante para la excepción.
3. El agente consulta el ERP para el purchase order y goods receipt, comparando las líneas con la factura.
4. El agente detecta excepciones contra la política: varianza de precio, varianza de cantidad, receipt faltante, mismatch de términos.
5. El agente prepara un resolution packet: la excepción, las cláusulas del contrato, la comparación, la resolución propuesta.
6. El agente enruta el packet al approver apropiado según el tipo de excepción y el monto. Créditos y cambios de payment terms requieren aprobación humana explícita.
7. El approver revisa y aprueba. El agente postea al ERP y cierra el ticket.

Qué parece esto en producción

El agente opera dentro del flujo de trabajo AP existente. La política que determina qué es una excepción y quién la aprueba la mantiene el equipo AP. El agente lee la política, la aplica, y enruta accordingly.

El registro de auditoría captura cada input (contrato, PO, GR, factura), cada comparación, cada excepción detectada, y cada acción tomada. El packet está disponible para auditoría interna y para el proveedor bajo solicitud.

Las excepciones de alto impacto (créditos por encima de un umbral, cambios de payment terms, setup de nuevo proveedor) requieren aprobación humana explícita. El agente no postea estas acciones sin la decisión del approver.

Qué parece “bien”

• tiempo de ciclo de excepciones comprimido de días a horas.
• Tasa de gestión de excepciones por analista AP aumentada 2-3x.
• registro de auditoría disponible para cada excepción, con la fuente de cada comparación.
• Disputas con proveedor reducidas porque el resolution packet es consistente y trazable.